Egal ob innerhalb der Abteilung, mit anderen Kollegen oder direkt mit den eigenen Lehrlingen: In dieser herausfordernden Corona-Zeit sind wir zum Teil gezwungen, für Besprechungen oder Weiterbildungen auf digitale Werkzeuge zu greifen. Wie man in dieser Herausforderung Chancen sieht und welchen Tipps bei Online-Besprechungen gefolgt werden sollte, erfährt man in diesem Blog-Beitrag.

Kaum hat man selbst die ersten Videokonferenzen hinter sich, erkennt man sofort einige Vorteile, die wir im Überblick darlegen wollen:

  1. Effizienz: Die Mehrheit unserer Kunden berichtet, dass sie durch digitale Besprechungen wesentlich effizienter und schneller arbeitet. Während offline durchgeführte Termine oftmals 90 Minuten oder länger dauern, ist man online doppelt so schnell und kann nach 45 Minuten wieder an anderen Projekten arbeiten. Der Grund: Bei Online-Besprechungen neigt man zu schnelleren Entscheidungen.
  2. Zeitgewinn: Einen Zeitgewinn gibt es nicht nur durch die Effizienz der Besprechungen, sondern vor allem durch das Wegfallen umständlicher Reisezeit.
  3. Kosteneinsparungen: Während bei Besprechungen an anderen Betriebsstandorten oder bei Partnerunternehmen mehrere hundert Kilometer zurückgelegt werden, spart man durch Besprechungen über das Internet den Großteil der Kosten. Eine Fahrt mit dem Auto kostet dem Unternehmen bei einer Entfernung von 100 Kilometern (einfache Strecke, amtliches Kilometergeld) 84 Euro. Bei bereits vorhandener technischer Ausrüstung (z. B. Dienstlaptop oder -smartphone) sind bei Online-Meetings nur die vergleichsweise niedrigeren Lizenzkosten zu berücksichtigen.
  4. Umweltschutz: Ein Bereich, der vor allem im letzten Jahr viel Aufmerksamkeit bekam, ist der geheime Gewinner der Online-Meetings: Die Umwelt. Durch weniger Fahrten zur Arbeitsstätte bzw. zu Besprechungen wird ein niedriger CO2-Ausstoß unterstützt.

Nichtsdestotrotz sollten Besprechungs-Organisator (technisch: „Host“) und Teilnehmer bei jeder Online-Besprechung einige Grundregeln befolgen, damit tatsächlich alle Vorteile zum Vorschein kommen können.

 

Tipps für den Besprechungs-Organisator

Schicken Sie im Vorhinein neben Termin und Uhrzeit jedenfalls folgende Informationen mit:

  • Wie lang wird der Termin dauern?
  • Was ist Thema bzw. Tagesordnung des Termins?
  • Wer ist beim Termin dabei?
  • Welche Plattform wird für den Termin genutzt und welche technischen Anforderungen müssen erfüllt werden (Kamera, Audio, Mikrofon)? Diese Frage ist vor allem deswegen von Bedeutung, damit sich die Teilnehmer für die Konferenz entsprechend vorbereiten können (z. B. Kleidung). Konferenzen mit Video-Einblendung aller Teilnehmer steigern übrigens die Qualität der Besprechung, berichtet die Mehrheit unserer Kunden.
  • Wann bekommen die Teilnehmer den Zugangs-Link bzw. wie können sie zur Besprechung einsteigen?
  • Besondere Informationen, z. B. Hinweis zur Aufzeichnung des Meetings oder zur Sprache.

Bedenken Sie aus der technischen Perspektive, dass man bei den meisten professionellen Anbietern einige Einstellungen definieren kann. Jedenfalls sollten für alle Besprechungsteilnehmer Regeln aufgestellt und präsentiert werden, um die besten Rahmenbedingungen zu schaffen. Die folgenden Punkte sollten dafür ein geeigneter Wegweiser sein.

  • Teilnehmer zu Beginn auf stumm schalten: Dies soll unangenehme und ungewollte Nebengeräusche verhindern (z. B. Haustürklingel). Bei Wortmeldungen kann man das Mikrofon einfach aktivieren (Tipp: bei vielen Programmen übernimmt die Leertaste die Funktion einer Sprechtaste wie bei Funkgeräten).
  • Wortmeldungen: Überlegen Sie sich, wie die anderen Teilnehmer auf sich aufmerksam machen sollen, wenn sie sich mit einer Wortmeldung oder Frage am Meeting beteiligen möchten. Dadurch soll verhindert werden, dass mehrere Teilnehmer gleichzeitig zu sprechen beginnen.
  • Abseits von technischen Möglichkeiten der einzelnen Programme (z. B. über den Chat oder eigene Buttons) kann man bei Video-Konferenzen auch auf klassisches Handheben zurückgreifen.
  • Wo, wie und von wem werden gemeinsame Notizen bzw. Inputs festgehalten? Im Chat oder über eine Cloud-Lösung (z. B. Google Docs).
  • Gerade bei einer hohen Anzahl an Rednern sollte man auch festlegen, wie man die Person, die gerade redet, im Fall technischer Schwierigkeiten darauf hinweist. Eine Nachricht über den Chat ist wohl die praktischste Variante.

 

Vier Tipps für Teilnehmer

Auch aus Sicht der Teilnehmer sollten diese vier Regeln jedenfalls befolgt werden:

  1. Vermeiden Sie das Auftreten von Nebengeräuschen. Besonders das Smartphone kann zum Störenfried werden.
  2. Wählen Sie einen möglichst neutralen Hintergrund. Wenn Sie helle Kleidung tragen, ist eine weiße Wand nicht geeignet, sondern stattdessen ein schönes Bücherregal zum Beispiel – es muss aber nicht gleich eine Bibliothek sein.
  3. Die Kamera sollte möglichst auf Kopfhöhe positioniert werden, damit das gesamte Gesicht und ein Teil des Oberkörpers eingeblendet wird. Ein kleiner Bücherstapel kann dabei Abhilfe schaffen.
  4. Führen Sie rechtzeitig vor dem Meeting einen technischen Check durch. Ein Kollege oder Familienmitglied steht Ihnen dafür sicher gerne zur Unterstützung bereit, dass Ton, Mikrofon und Video rechtzeitig getestet werden können.

Für die Wahl der richtigen Hose im Home-Office bei der Nutzung von Video-Konferenzen gibt es von uns keine Tipps  Solange der Chef nicht alle zur Kontrolle aufstehen lässt, kann man fast keine falsche Hosenauswahl treffen. Also wünschen wir ein erfolgreiches (und gemütliches) Online-Meeting!

Foto (lizenzfrei): Lukas Bieri auf Pixabay

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